La création d'Edoovillages est réservée aux personnes qui font partie d'un Hub, des bénévoles à long terme qui savent comment fonctionnent les choses et aident les personnes suivantes dans le processus, c'est en quelques sortes ainsi que nous fonctionnons, il y a toujours différentes personnes responsables de chaque étape du processus. Quelqu'un de l'organisation crée l'Edoovillage et quelqu'un d'autre à destination est responsable sur le terrain : informe des besoins et de la réception des Dootronics. Il est conseillé que ces deux rôles soient joués par deux personnes différentes.
Souvent, les écoles peuvent être gérées par plus d'une personne capable de modifier et changer le contenu de la description et les besoins de l'école.